“Eventos organizados pela Apex-Brasil vão além dos negócios e atingem valores intangíveis”

A área de eventos em uma empresa ou organização pode ser definida como a preparação de qualquer acontecimento capaz de atrair público, mobilizar parceiros e clientes. Na Apex-Brasil, no entanto, a Gerência de Eventos possui uma relevância ainda maior, já que a “promoção” (comercial) é justamente o negócio da Agência.

A tarefa de montar um estande em uma feira internacional, garantir a infraestrutura necessária para que empresários brasileiros possam vender seus produtos e, acima de tudo, passar a imagem de um país competente e seguro fazem da área uma peça chave nas ações da Agência.

Para falar desse assunto, que diz respeito a cada exportador que embarca em missões e feiras ao redor do mundo, o Blog conversou com Mariane Schuch, gerente de eventos da Apex-Brasil. Confira a entrevista!

O que faz a área de eventos?

Poderia dizer que a área de eventos é o setor que prepara a estrutura para as ações organizadas pela Apex-Brasil. Mas não é só isso. Por trás dessa área existe toda uma complexidade e responsabilidade, porque a promoção comercial, uma das principais funções da Apex-Brasil, é feita basicamente por meio dos eventos.

Onde vocês se colocam nesse processo?

A Apex-Brasil tem áreas técnicas e de negócios, responsáveis pela preparação, articulação, suporte a estratégia de negócios e outros, que são os responsáveis diretos pela participação das empresas nas ações da Agência. Nós somos os responsáveis por dar todo o suporte para que os nosso colegas e representantes das empresas brasileiras encontrem a infraestrutura para viabilizar seus negócios.

E vocês atuam somente em eventos?

Na verdade, temos outras duas frentes: cerimonial e protocolo, que atuam no atendimento à diretoria executiva da Apex-Brasil. É, basicamente, a operação da ordem protocolar de autoridade e receptivos de autoridades. É uma parte importante do trabalho porque envolve toda a formalidade da instituição.

Qual a importância da área de eventos para a Apex-Brasil?

Quando comecei a trabalhar na Apex-Brasil, a Agência dispunha de uns 60 funcionários e cada área executava seus próprios eventos. Estimo que essas tarefas tomavam 60% do tempo dos técnicos e sobrava apenas 40% para eles cuidarem de tarefas mais estratégicas. Com a criação da Gerência de Eventos, eles passaram a ter 100% do seu tempo dedicado à realização de negócios. Além disso, a experiência dos nossos clientes em um evento é, em boa parte, de responsabilidade da nossa equipe, que vai tirar uma ação das planilhas e plantas e torná-la uma realidade dentro de um orçamento pré-estabelecido. Além disso, tudo o que nós entregamos como estrutura e serviço para qualquer convidado ou comprador internacional leva junto a imagem do Brasil. Vai além do negócio entre duas empresas. Trabalhamos com valores intangíveis.

E a demanda na Apex-Brasil é muito grande?

Tivemos um aumento muito grande de eventos e ações nos últimos três anos, quando assumimos a montagem das ações internacionais. Em 2016, por exemplo, nós fechamos o ano com 245 ações nacionais e 25 eventos internacionais. É um volume de trabalho muito alto.

E você começa o ano sabendo quantas ações irão fazer?

Não. E esse é o desafio. Nós temos uma estimativa oriunda da área de negócios, como feiras de peso das quais a Agência participa todos os anos, como a Gulfood e a Anuga, por exemplo. Porém, mesmo com o processo de organização desses eventos confirmados dependemos de uma série de informações que de certa forma impactam no planejamento. A grande maioria das ações surge durante o ano e muitas vezes com prazos muito curtos para execução.

E com uma agenda aberta dessas é possível garantir qualidade a todos os eventos?

Somos bastante exigentes com a qualidade das nossas entregas e a equipe é muito comprometida com os resultados. Independente da agenda, dos processos administrativos e da quantidade de interlocutores, acreditamos que a qualidade dos eventos tem atendido o objetivo final. Em 2016 avaliamos 80% dos eventos realizados e recebemos dos nossos clientes mais de 90% de avaliação positiva, o que consideramos um resultado muito bom, levando em conta que nossos clientes são bastante exigentes.

Analisando os eventos internacionais, tem como apontar algum país ou região que dá mais trabalho?

Não. Se acontece algum problema não é pelo local, mas pela contratação de serviços ou tempo de execução da tarefa. Como trabalhamos com um calendário aberto, muitas vezes os eventos surgem com um tempo muito curto para a execução, o que aumenta as chances de erros. Mas esse tipo de risco é cada vez menor.

Qual a característica das pessoas que trabalham com eventos?

Quem trabalha nessa área tem um perfil muito claro. Se ela não tiver sangue frio, capacidade de improviso e agilidade, ela não vai muito longe. Muitas vezes o problema aparece no meio do evento, quando você acha que já está tudo resolvido. É importante pensar fora da caixa para resolver essas dificuldades. E tem outra questão: seu trabalho só vai ser percebido se alguma coisa der errado. Se ninguém lembrar da nossa área durante o evento é porque fizemos bem o nosso trabalho. Considero essa área uma verdadeira terapia.

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